Rabu, 09 Juni 2010

Membuat Pivot Table di Microsoft Excel 2007

Ketika pertama kali harus mengolah data dalam jumlah banyak, saya memakai MS Excel. Akan tetapi meskipun hasil pengolahan yang diinginkan dari minggu ke minggu selalu itu-itu saja, proses pengolahan data dengan memakai MS Excel cukup memakan waktu.

Kali kedua, yang saya lakukan adalah memindahkan cara penyimpanan data dari sheet di MS Excel ke dalam MS Access. Sehingga step by step pengolahan data dapat disimpan dalam bentuk query dan ini mempercepat proses pengolahan data weekly.

Namun, meskipun hasil akhir pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat, saya harus selalu melakukan revisi terhadap database file bila ada Engineer lain yang membutuhkan data dengan komposisi yang berbeda. Dan ini sangat merepotkan dan membutuhkan waktu penyelesaian selain akan selalu bergantung pada seseorang untuk mendapatkan report yang diinginkan.

Ketika akhirnya komputer kantor diinstal MS Excel 2007 yang sebenarnya lebih rendah versinya dari pada yang kupunya di rumah, toh saya tetap penasaran dengan kelebihan MS Excel 2007 dibanging MS Excel 2003. Salah satunya adalah PIVOT TABLE.
Meskipun di versi 2003, kitapun bisa membuat Pivot Table, akan tetapi di versi 2007 terasa lebih user friendly.

Dalam pembuatan Pivot Table, yang dibutuhkan adalah data source. Data source bisa diambil dari file excel itu sendiri ataupun dari external source.
Demi kepraktisan dalam pengaksesan data oleh user, maka data source disimpan di external data source seperti berupa table di dalam access file. Dan access file disimpan di server sehingga bisa diakses oleh user setiap saat dan data akan selalu up to date.
Selain itu, saya tidak perlu mengganti cara operator melakukan data recording.

Keuntungan dari Pivot Table adalah setiap user bisa memanipulate table sehingga sesuai dengan apa yang diinginkan tanpa harus request terlebih dahulu.

Berikut ini step by step cara membuat pivot table:
1. Di Ribbon tool bar, pilih tab "Insert"

2. Setelah itu pilih 'PivotTable'

3. Akan muncul pop up window untuk memilih source data yang akan dianalisa

4.1 Jika data yang akan di analisa ada di file yang sama tapi sheet berbeda, maka klik di 'Select a table or range'

4.2 Japi jika data yang akan dianalisa berasal dari external, maka klik di 'Use an external data source'
Setelah itu klik button 'Choose Connection', setelah muncul pop up window yang menunjukkan list connection yang pernah dibuat. Jika connection yang diinginkan tidak ada di dalam list, kita bisa membuat koneksi baru dengan menekan button 'Browse for More' dan pilihlah folder dimana external source data yang diinginkan.

5. Setelah item 4 dilakukan, langkah selanjutnya adalah menekan button 'open' dan dalam tidak waktu yang tidak terlalu lama, kita akan mendapatkan pivot table.

Last but not least, butuh kesabaran dan ketekunan untuk mengeksplorenya. Selamat mencoba.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar